El contrato 060 de 2007 celebrado entre Telecom y el SENA, tiene como objetivo primordial, generar una nueva cultura tecnológica en todos sus usuarios. Brindando los servicios de comunicaciones, valor agregado y conexos en la Dirección General, Regionales, Centros de Formación Profesional y Aulas Moviles, mediante el diseño, implementación y operación de una red de comunicaciones, de acuerdo a las necesidades de la entidad.
La WAN (Wide Area Network) es el servicio que permite que todas las sedes del SENA se conecten y trabajen como si fuera una sola sede (le suena conocido el dicho "El SENA es uno sólo", pues la WAN lo permite).
Normalmente una WAN es construida a la medida de cada empresa en particular, esto garantiza la seguridad y oportunidad requerida para la transmisión de la información, es decir, que todas las personas puedan "trabajar como si estuvieran en la misma sede" sin mayores problemas de seguridad.
Nuestra solución WAN debe soportar :
* Servicios de Voz
* Videoconferencia y Videostreaming
* Conexion a INTERNET
* Acceso a los Sistemas de Información del SENA (Por ejemplo: Sistema de Portales SENA, Sistema del Servicio Público de Empleo, Sistema de Oferta Educativa, Sistema de Oficina Virtual, Sistema de Contrato de Aprendizaje).
* Acceso a nuevos sistemas de información como el SIIF II.
* Otros servicios como: Correo electrónico, Web Mail para aprendices, FTP y Directorio activo.
Los avances de Internet, permiten que hoy en se desarrollen WAN de alta velocidad, de todas maneras, la necesidad de redes privadas WAN se ha reducido drásticamente gracias al desarrollo de las VPN (Virtual Private Network) que utilizan cifrado y otras técnicas para hacer esa red dedicada aumentan continuamente.
Con el proyecto, el SENA garantiza la conectividad a Internet en 4 niveles:
1. Todas las sedes físicas tendrán acceso por Banda Ancha.
2. 200 aulas móviles tendrán conectividad por satélite (arrancamos con 50 en el 2007).
3. 400 sedes para teletrabajo (arrancamos con 120 en el 2007).
4. 150 dispositivos moviles (arrancamos con 50 en el 2007).
La conectividad para las sedes del SENA, incluye la conectividad inhalambrica a Internet para poder acceder desde cualquier espacio abierto en una sede del SENA (Tambien conocido como WiFi), ver capítulo de LAN y WLAN.
Lo mas interesante: el proveedor ofrece el servicio de Internet cumpliendo con altos estándares del mismo (Acuerdos de Nivel de Servicio - ALS por su siglas en Inglés), por lo tanto, mas que el ancho de banda, lo que el SENA adquiere es la disponibilidad para el uso del servicio. Si el proveedor no cumple, se aplican descuentos en el pago de la factura. Esto de contratar por ANS es una tendencia mundial, se puede encontrar mas información en la siguiente página: Qué es Qué: SLA
En el proyecto de TIC’s se incluyen las facilidades para que el SENA maneje a través de agentes especializados la gestión tecnológica de una parte importante de sus sistemas de información (por ejemplo: El Servicio Público de Empleo, el Portal de la Oferta Educativa, entre otros).
Los beneficios para el SENA son:
* Disponer de alta disponibilidad en sus aplicativos informáticos.
* Conectividad de banda ancha a la red Internet de los aplicativos.
* Seguridad de la información.
El proveedor, pone a disposición del SENA la siguiente infraestructura:
* Instalaciones de computadores que cumplen estándares de seguridad física y lógica.
* Conectividad con la red privada del SENA y la red principal de Internet, lo cual facilita el acceso de muchos usuarios simultáneamente a los aplicativos, limitando la congestión.
* Discos de gran capacidad de almacenamiento provistos por el proveedor y que evitan la obsolescencia tecnológica para el SENA.
Además se cuenta con los siguientes procesos:
* Administración y gestión de los servidores de cómputo y equipos de comunicación ubicados en el centro de procesamiento de datos.
* Administración y gestión de los programas básicos como sistemas operativos y bases de datos.
* Seguridad de la información. También se cuenta con el personal necesario para la gestión del centro de cómputo
Para los que no somos ingenieros de sistemas, este componente "LAN, WLAN, Red Eléctrica y cableado estructurado" suena super enrredado, sin embargo el tema es sencillo: es el que permite que todo equipo de Hardware (Computadores, impresoras, scanners, portatiles, etc) puedan hacer parte de la red:
* LAN = Local Area Network (Red de Área Local). Su principal uso es la conexión de computadores y estaciones de trabajo en oficinas, fábricas, etc; para compartir recursos e intercambiar datos y aplicaciones. Permite que dos o más máquinas se comuniquen.
* WLAN = Lo mismo que LAN pero Wireless.. es decir, sin cables: Inhalámbrico.
* Red Eléctrica = Red Eléctrica (no creo que necesite mas definición),
* Cableado estructurado: son los cables que permiten conectar el Hardware a la red.
Este servicio es el que permite mover los computadores en las instalaciones del SENA, gracias a la conectividad inhalámbrica (WLAN), permite que los equipos no se quemen facilmente (Red Eléctrica Regulada) y contemos con la cantidad adecuada de puntos de acceso (Cableado Estructurado).
Todas las sedes del SENA estarán conectadas por Telefonia sobre IP. Este servicio permite que con solo marcar unos pocos números, podemos llamar a nuestros compañeros de trabajo en cualquier parte del país.
Lo mas importante: los costos bajan, se utilizan los canales de internet sin perder calidad de la llamada.
Recientemente la revista Dinero publicó un articulo denominado "Del Voipiador al videoteléfono", interesante para ver tendencias.
Hoy, el sistema de videoconferencia del SENA tiene cerca de 30 puntos, concentrados principalmente en las ciudades capitales y grandes centros del SENA. Aunque la calidad es aceptable, deja mucho que desear.
Los principales cambios en el sistema son:
* Pasaremos a 75 puntos de emisión - recepción (60 fijos y 15 móviles).
* Cobertura a todas las sedes del SENA a través de VideoStreaming, lo que permitirá ver las videconferencias en Directo desde cualquier computador conectado a Internet. Soportará hasta 1000 usuarios concurrentes.
* Facil conexión con otros sistemas nacionales e internacionales de videoconferencia.
* El sistema permitirá la grabación de eventos, clases, entrenamientos formales e informales, foros, reuniones y demás, los cuales se capturan directamente desde un cámara profesional o desde el servicio de Videoconferencia del SENA para luego ser consultados por Internet (aqui puede ver un ejemplo).
* Captura de imágenes en alta resolución.
* Integración con herramientas de e-learning y Soporte de mínimo 20 Cuadros por segundo.
Nueva relacion con nuestro usuarios gracias al Call Center
Con el proyecto, el proveedor se compromete a atender una central de llamadas o Call Center.
Todos hemos notado que llamar al SENA es una odisea, es uno de los grandes dolores de nuestros usuarios. Ellos se preguntan ¿Como entrar en contacto con el SENA?
Con este servicio podemos atender la gran cantidad de llamadas simultáneas que se hacen al SENA solicitando información sobre la entidad y sus procesos y realizar las necesarias para cumplir con nuestra misión como inscripción en la oferta educativa, información sobre el Servicio Público de Empleo, Migraciones laborales, etc.
También, este servicio será aprovechado por el SENA para hacer contactos con sus sectores de interés, a través de campañas, por ejemplo con los empresarios y realizando mercadeo de sus servicios.
El servicio se complementa con el proceso de recibir las llamadas a los conmutadores de las sedes principales del SENA y se tramitarán estas a sus extensiones correspondientes. Si un usuario al llamar al SENA, en la extención específica, no le contestan, el sistema redirecciona la llamada al Call Center y el usuario es atendido por una operadora.
Cuantas veces nos ha ocurrido que: el computador no prende, o lo hace en forma caótica, o no funciona, o no entra a la red, o estamos en clase y la navegacion es muy lenta, o no funciona el correo, o me aparece un mensaje de error en la pantalla, o no encuentro la red inalámbrica?... esto nos ocurre muchas veces.. en estos casos siempre decimos: ¿Y quien podrá ayudarnos?
En el marco del proyecto, el proveedor se compromete no sólo con ofrecer los canales y la infraestructura, sino en dar respuesta a los inconvenientes (incidentes o problemas) que se presentan en el día a dia.
Este servicio se denomina "Mesa de ayuda" (Help Desk por su nombre en inglés). El servicio opera por una modalidad de escalamiento de problemas: Inicialmente se intenta solucionar el problema a través de una llamada telefónica y si no es posible se garantiza la presencia de un técnico en el sitio, si aún no es solucionado el problema se acude a los proveedores de tecnología y equipos para la solución. Cada paso tiene un tiempo máximo definido que determina la calidad del servicio.
Cuando se presente cualquier inconveniente los aprendices, instructores y administrativos podrán contar prontamente con la ayuda técnica necesaria para solucionarlo y no habrá que esperar una eternidad.
El proyecto incluye un importante componente: LA GESTION DEL CAMBIO, este servicio tiene por objetivo asegurar que los usuarios (servidores públicos, contratistas, instructores, aprendices), hagan un uso efectivo de la plataforma de TICs.
Debemos ser conscientes de la aplicación de estos servicios en las tareas misionales del SENA. Esto engrandecerá la institución, facilitándole realizar sus labores tanto en los procesos de formación como en la innovación en los centros del SENA.
La gestión del cambio implica un compromiso muy fuerte no solo de la Dirección del SENA sino de todos y cada uno de los miembros de la comunidad SENA.
Para lo anterior, el proveedor será responsable de desarrollar un plan para la gestión del cambio que incluya como mínimo los siguientes aspectos:
Diagnóstico del nivel de aprovechamiento de los servicios en el SENA.
* Identificación de necesidades de capacitación para el uso adecuado de los servicios, así como la ejecución de dicha capacitación, previa coordinación con el SENA.
* Campañas de sensibilización, inducción y reinducción sobre el uso de las TICS.
* Estrategias para aumentar la productividad de los usuarios mediante el uso adecuado de los servicios.
* Campañas sobre seguridad de la información y manejo de incidentes
* Diseño y medición de indicadores sobre niveles de uso y mejoramiento de la productividad.
Para lograr un uso intensivo de los beneficios de los servicios contratados y conectarse a la sociedad de la información el proveedor pondrá a disposición de la comunidad (principalmente Aprendices e Instructores), computadores personales configurados para facilitar la navegación en Internet
Con este servicio, se ampliará la base informática del SENA significativamente, en la ruta de poner recursos nuevos para que tanto instructores como aprendices tengan cada vez un número mayor de horas de acceso individual a la red.
Estos terminales de acceso serán computadores portatiles, que gracias a la conectividad inalámbrica, seran utilizados en los talleres, laboratorios, aulas y espacios abiertos de todas las sedes del SENA. Lo mas importante, estos computadores son de última tecnología y están conectados a Internet.
Se espera que esta herramienta sea utilizada por parte de los aprendices para que cada vez sean mas activos en su propio proceso de formación. Con un mayor número de terminales de acceso, los aprendices e instructores podrán:
* Acceder a la biblioteca virtual donde encontrarán publicaciones, folleros y libros con contenidos que apoyen su proceso de formación (hoy la biblioteca virtual tiene indexados mas de 2 millones de documentos.
* Gestionar su contrato de aprendizaje para tener mayores oportunidades ante los empresarios.
* Realizar aprendizaje colaborativo con aprendices e instructores de otras ciudades del país.
* Formular proyectos de emprendimiento para el Fondo Emprender.
* Realizar trámites relacionados con su permanencia en el SENA: Programación de horarios, inscripcion a cursos presenciales y virtuales, inscribirse en actividades de bienestar, entre otros.
* Consultar el correo electrónico, participar en videoconferencias, acceder a contenido de último nivel a traves del videostreaming.
El uso de portatiles en el mundo crece acelaradamente, esto genera fuertes incrementos en la productividad de las personas gracias a la movilidad. Aqui hay un buen artículo sobre el tema.
1- El buen uso de las Tics en el SENA depende inicialmente del conocimiento que se tenga de ellas, sería vano el esfuerzo realizado por la entidad al modernizarse y ser pionera del futuro, si los funcionarios que la componen desconocen o quieren desconocer el camino que viene recorriendo la sociedad mundial, es por ello que cada funcionario del SENA debe indagar, leer, conocer sobre cada servicio de información y comunicaciones convocado con la licitación ( la mejor herramienta de conocimiento práctico es la Internet).
2- Las Tics, ( Internet, correo electrónico, Intranet, Telefonía etc) en el SENA, son exclusivamente para el desarrollo de las actividades funcionales de los servidores, contratistas y aprendices de la entidad, no es una herramienta de diversión y distracción, por ello primero que todo se debe tomar conciencia de que no hay mas código interno de conducta[1] en el uso de las tecnologías de información y comunicaciones, que la misma responsabilidad en su manejo dado por cada funcionario.
3- Los Grupos Administrativos de cada Centro, así como cada dependencia administrativa, mejorarán su eficiencia y eficacia en la medida que aprovechen cada herramienta dispuesta por la entidad, aprendan a conservar de manera adecuada la información de sus dependencias, utilicen la Internet para estar al día con las normas, directrices y demás pautas que permanentemente son colgadas en la red, todos los Centros puedan realizar sus transacciones financieras de manera virtual, entiendan la validez de los documentos electrónicos.
4- La telefonía continuará siendo un servicio que se debe controlar por cada funcionario, darle el uso adecuado según las necesidades de cada dependencia como lo ha sido hasta ahora, es por ello que nunca debemos olvidar que el buen uso de las Tics es una filosofía contraria a la del abuso, y es la única que se puede predicar y de la que debemos tomar conciencia.
5- La Internet es una herramienta que nos permite conocer al detalle, conceptos, teorías, trabajos y textos de diversos autores, es por ello que debemos tener presente el respeto por los derechos de autor, evitar el plagio realizando las respectivas notas al pie. Esta es una responsabilidad de cada funcionario en los documentos que expida y de los instructores en las indicaciones que dé a sus aprendices quienes tendrán acceso permanente a la red mundial de información.
6- Por ultimo el SENA es una entidad donde existe mucho terreno abonado acerca de las Tecnologías de Información y Comunicaciones, pero nunca es suficiente ya que a diario avanzan y se desarrollan cada vez mas rápido, por ello debemos estar al día con un tema que no es exclusivo sino atinente a cada rama del saber, y por ende a cada función del SENA; no olvidemos que el mal uso de ellas y el abuso en las herramientas de la entidad podrían generarnos responsabilidades de varios tipos que debemos evitar.
